Offertes in de bouwsector, 5 stappen naar een winstgevende offerte

Offertes in de bouwsector? Hoe pak je dit aan?

Toen ik in de lagere school zat, vond ik het normaal dat mijn moeke iedere ochtend ondertekende offertes uit de bak van het faxttoestel haalde. De facsimile of de telefax was toen de snelste manier van communiceren om offertes die per post verder verstuurd ondertekend terug te sturen. Ik vond het altijd een wonderlijk tafereel wanneer het geluid van de verbinding met ons faxtoestel werd gemaakt, er een verkleuring ontstond op de plek waar de stroom over het papier liep en er op het chemisch thermisch behandeld gekruld papier een afdruk ontstond. Dat dit allemaal door een telefoonnummer in te drukken lukte, vond ik pure magie.

Wist ik veel dat iedere fax een opdracht betekende voor het dakwerkersbedrijf van mijn vader. De opdrachten rolden gewoon letterlijk binnen. Geen discussie over de opgestuurde offerte, geen verdediging van de prijs, gewoon een akkoord. De postduif bezorgde de offerte bij de mogelijke klant en de fax zorgde dat de getekende offerte bij de aannemer terecht kwam. Kous af.

Ik herinnerde mij nog dat er paniek uitbrak ten huize Dakwerken Dieltjens wanneer de rol met faxpapier op was en bleek dat de voorraad papierrollen ook op was. Dan konden de offertes niet ONMIDDELLIJK behandeld worden. Stel je voor. In mijn kindbeleving vond ik paniek en stemverheffingen niet leuk.

De zorgen die de bouwondernemer anno 20ste eeuw had met zijn faxtoestel, lijken echter in het niets te vervagen bij de gedachte aan de problemen waar ze nu mee worstelen. Op het einde van de 20e eeuw werd de telefax op haar beurt verdrongen door de e-mail. Maar niet alleen de fax verdween uit het straatbeeld, ook de manier van communiceren werd veel intenser door het internet en de zoveel mogelijke manieren om met mekaar in contact te komen.

Als klant zet jij de laptop aan, maakt verbinding met het internet, opent google, en gaat op zoek naar een aannemer. Hij krijgt onmiddellijk de boodschap dat hij 6 gratis offertes binnen de 2 minuten in zijn mailbox mag verwachten. Hoe kan jij in ‘s hemelsnaam nog een verschil maken met jouw gedetailleerde offerte waar de mogelijke klant enkele dagen moet op wachten?

Stop met offertes maken voor je bouwklanten

Stop met offertes maken wanneer je ze nadien niet zal opvolgen, telefonisch of fysiek. Het kost bakken geld als je niet gestructureerd met je offertes bezig bent.

Waarom durf ik dit straffe statement neer te schrijven?
Waarom ik dit zo zwart op wit durf zeggen?

Vraag je je dit af, lees dan zeker verder.

4 redenen waarom jij een offerte uitschrijft

1.  Als je een nieuwe klant binnenhaalt, stijgt je omzet en groeit je bedrijf.
Jouw prijs is een kans om je bedrijf op de kaart te zetten en te scoren.
2. De prijsvraag past bij je productaanbod en je kan zeker nog opdrachten gebruiken voor de volgende maanden. Er is nog voldoende ruimte in de planning en die moet opgevuld worden.
3. Je bent het mogelijke project eerst gaan bekijken of gaan bespreken met de aanvrager, dus die verdient het ook om een mooie en onderbouwde offerte te ontvangen.
4. De prospect was enorm enthousiast want hij was doorgestuurd door een tevreden klant.

Wat gebeurt er vaak bij een offerteaanvraag? Hoe komt een offerteaanvraag binnen?

Vaak via mail, via het contactformulier op je website, via telefoon.
Hoe ook, de prospect heeft interesse in jouw bouwactiviteit. Maar hoe vaak gebeurt het niet dat jij na uren werk aan de offerte geen reactie krijgt van de aanvrager ook al beloofde die snel te reageren?
Eerst 2 uur om de prijsvraag door te nemen, dan misschien nog een bezoek ter plekke en nadien nog 4 uur calculatietijd. Als je die tijd uitrekent aan regietarief dan heb je minstens al 500 euro gespendeerd om de offerte op te stellen zonder dat je iets verkocht.

Luister je liever naar deze blog?

Welke 5 stappen moet je volgen om een succesvolle winstgevende offerte binnen te halen?

1. Laat de prijsvraag volgens jouw regels verlopen

Hoe beter dat je afbakent wie je toekomstige klant is, hoe gerichter dat jij offerteaanvragen binnenkrijgt.
Hoe deed ik dat concreet in mijn houtbedrijf? Als aanbieder van exclusieve houtconstructies kon ik enkel bijgebouwen plaatsen van meer dan 1.000 euro per m². De aanvrager wist dit. De aanvrager was ook verplicht om op voorhand te informeren bij de gemeente of een uitbreiding met een bouwconstructie in zijn tuin mocht en hoeveel vierkante meters deze houtconstructie mocht innemen.
Deze 2 voorwaarden, enerzijds budget, anderzijds de bouwtoelating waren cruciaal om allereerst een afspraak te plannen. Aan de hand van een uitgebreide vragenlijst verplichtte ik, als schrijnwerker, de aanvrager om na te denken over zijn toekomstige bouwplannen.
Bijvoorbeeld: Gaat jouw voorkeur uit naar een gemetste structuur onder jouw houtconstructie of eerder een houtenregelwerk? Kies jij voor een rieten dak of eerder een dak met pannen? En nog veel andere vragen. De aanvrager wist zo dat ik niet voer één nacht ijs ging.
Jij bepaalt de spelregels. Jij moet de geïnteresseerde direct aantonen dat jij het ernstig opneemt. Zo dwing je respect af. Enkel zo kan je waarde en kwaliteit leveren.

2. Prijsvraag loopt binnen. Joepie! Wat doe je wel, wat niet?

Enthousiasme is hier op zijn plaats. Er is immers iemand geïnteresseerd om misschien met jouw bedrijf in zee te gaan. Maar het is helemaal nog niet zo ver. Er is interesse. Er is een trigger. Er is in zeker mate een match.

Hoe reageer je niet? De offerte op een stapel leggen en 4 weken later op zondagvoormiddag ze eindelijk bekijken?
Wat als je dan ontdekt dat je informatie ontbreekt om een correcte prijs op te maken?
Wat doe je wel?
De offertevraag de dag van ontvangt of de dag nadien, alleszins niet te lang mee wachten, op elk punt checken en nakijken of je voldoende informatie hebt om je prijs te maken.
Indien niet, dan neem je contact op met de geïnteresseerde. Je bedankt hem/haar voor hun interesse in jouw bedrijf en je legt onmiddellijk een afspraak vast om de offerte te bespreken bij hen thuis.  
2 vliegen in één klap.
* De aanvrager weet wanneer hij de prijs zal ontvangen, zo vermijd je zelf dat je gebeld of gemaild wordt met de vraag wanneer de offerte zal klaar zijn.
* Jij als aannemer weet tegen wanneer je de offerte moet uitgerekend hebben. Uiteraard moet je hier dan ook consequent in zijn.
Plannen is hier de boodschap. Offertes maken kost tijd. Tijd is geld. Hoe beter dat jij jezelf organiseert, structureert en systematiseert, hoe sneller dat deze offerte klaar zal zijn.
Wees maar zeker dat je je op deze manier van je concurrent onderscheidt.

3. Opteer voor een totaalprijs

Hier discussieer ik vaak over met bouwondernemers. De meningen zijn verdeeld.
Ik ben voorstander van een totaalbedrag. Wat is de gedachtegang hierachter?
Door de verschillende rubrieken in je offerte op te delen en er telkens een prijs op te plakken, kan de prospect een aantal zaken weglaten of beter gaan vergelijken met de concullega’s. Of nog erger… effectief gaan tellen in de fase van de uitvoering welke materialen je al dan niet hebt gebruikt en hoeveel. Dat kan een gevaarlijke situatie worden. Een totaalprijs betekent minder transparantie.
Zorg wel dat je je berekeningen goed bijhoudt, zodat je bij de mogelijke uitvoering nog weet van waar je prijs kwam. De aanvrager komt bij jou met zijn project, omdat hij wil investeren in zijn tuin, zijn dak, zijn verwarmingsinstallatie. Het eindresultaat moet er staan en dat telt.

Welke 7 blunders mag je zeker niet maken voor je je offerte definitief afrondt?

1. Ben jij nog een word of Excel gebruiker?

2. Vertrek jij steeds vanuit een vorige projectopdracht?

3. Of typt jouw partner die niets met de zaak te maken heeft, de offertes uit?

4. Foute cijfers of foute gegevens sluipen snel in een document.

5. Gegevens die eigenlijk bij het vorige project hoorden, mag je nooit tonen. Het geeft blijk van onprofessionalisme. Not done dus.

6. Verkeerde tarieven, oude tarieven. Not done.

7. Of nog erger … De naam van aanvrager verkeerd spellen of de naam van de vorige klant vergeten te verwijderen bij de plek waar ze een handtekening voor akkoord moeten zetten. Een blunder van jewelste.

4. Bespreek live de offerte.

Maak een afspraak bij de aanvrager thuis of op jouw kantoor.
Wanneer mensen een grote investering plannen, kan je het echt niet maken om de offerte eenvoudigweg in hun mailbox te droppen. Wat als die mail in de spam terechtkomt? Wat als ze die mail per ongeluk verwijderen?
De aanvrager verdient een woordje uitleg bij jouw prijs. Dat getuigt van respect naar hem en zijn mogelijke investering toe én je krijgt respect terug.
Wanneer een dakwerker een investering vraagt van 25.000 euro, dan verwacht de toekomstige klant een toelichting hoe dit bedrag gevormd werd, wat zijn voordelen zullen zijn, wat hij mag verwachten bij de uitvoering en wat bij het eindresultaat.
Het geeft jezelf als ondernemer ook de kans om mogelijke bezwaren en vooroordelen te kenteren. Wanneer je samen aan tafel zit, ontstaat er een vibe, een gesprek. Je creëert een klik.
Een live bespreking biedt zoveel meer kansen dan je offerte, waar je overigens al ettelijke uren tijd hebt ingestopt, gewoon met een mail te verzenden. De gesprekken gaan immers meestal niet over de offerte. Dat weet ik uit ervaring. Vaak komen gemeenschappelijke interesses naar boven en dat geeft jou als ondernemer de kans om de verbinding met de prospect op te bouwen en de uiteindelijke deal binnen te halen.

Kies je toch om de offerte per mail te verzenden, dan moet je echt een opvolgingsmoment via de telefoon inplannen. Het is immers zeer vreemd dat een prospect een offerte bij je aanvraagt en dat hij nooit nog iets van je hoort. Met dat ene telefoontje weet je trouwens ook  of hij de offerte goed heeft ontvangen of er nog vragen zijn. Dat is het minste wat jij kan doen. De aanvrager toonde immers interesse in jouw bedrijf, dus jij toont ook interesse in hem. Niet meer dan normaal. En trouwens… je hoort dan ook onmiddellijk zijn reactie. Misschien heeft hij iets verkeerd geïnterpreteerd en kan je het weerleggen.

5. Volg na je bezoek de offerte verder op

Wanneer de aanvrager bij de bespreking nog niet toehapt, maak dan een afspraak voor verdere opvolging. Dat kan via een telefoon of met een nieuw bezoek. Door duidelijk te communiceren creëer je minder een gevoel van opdringerigheid. Ze weten immers dat je hen nog eens zal bellen. Respecteer ook de mogelijke bedenktijd die ze vragen, maar plan nadien wel opnieuw een contactmoment in.

Wat kan je hieruit besluiten?

Offertes binnenhalen is hard werken

Goedgekeurde offertes komen niet langer gewoonweg binnen via de faxrol. Heel uitzonderlijk vind je een akkoord in je mailbox, maar dat is uitzonderlijk. Je kan beter het heft in eigen handen nemen. Bekijk het opvolgen van offertes niet als een nadeel maar als een ongelofelijk voordeel. De band die je met je toekomstige klant opbouwt is zoveel sterker en intenser en jij als ondernemer ervaart een veel grotere voldoening..

Communicatie is de sleutel tot succes.

Door elkaar respectvol te behandelen en te vertellen waar het op staat is een offerte uitschrijven, opvolgen en finaliseren geen moeilijke, ambetante of vervelende activiteit.
Het is pure fun. Het is spel van geven en nemen. Het spel dat je soms verliest en maar misschien ook heel vaak wint. Het verliezen van een opdracht kan soms zelfs nog in jouw voordeel uitdraaien. Misschien kiezen voor een goedkopere, maar minder kwalitatieve collega van jou. Misschien kan die aannemer het werk uiteindelijk toch niet uitvoeren, om welke reden ook. Wanneer jij vertelt dat je het spijtig vindt dat hij niet voor jou kiest, maar dat hij toch nog steeds in de toekomst op jou kan rekenen, komt die misschien effectief wel ooit eens terug tot bij jou. Je houdt zo de deur open.  

Hoe pak jij jouw offertes aan? Nog steeds met de faxmethode? 😉 Of ondertussen gewoon via mail zonder opvolging?

Ik ondersteun ondernemers uit de bouwsector bij hun bedrijfsprocessen. Mijn doel is van elke bouwonderneming een succesvolle zaak te maken. Ga zeker eens een kijkje nemen op het business bouwtraject. En boek een winstgevende doorbraaksessie in.

Hallo, ik ben Ilse Dieltjens, ik help ondernemers uit de bouwsector. Ooit maakte ik van mijn schrijnwerkerij in enkele jaren tijd een miljoenenbedrijf door het financieel plan te koppelen aan een haalbaar marketingplan. Als auteur schreef ik mee aan de Vlaamse versie van Profit First en combineer cijfers en marketing als geen ander. Recent bracht ik het boek Werk slimmer, Verdien meer op de markt waar ik, samen met jou, de mol in jouw bedrijf ontmasker. Als businesscoach (aka -mentor) hou ik mijn klanten een spiegel voor en reik ik concrete to do’s aan met een no-nonsense aanpak.