Onnauwkeurig, onvolledig, onbetrouwbaar, slordig, te laat... Kan jij eigenlijk delegeren?

Zaterdag stelde Iris voor om samen met Wendy een mountainbikerit te rijden. 45 km door het Hageland.

‘Ga je mee?’ sms’te ze.

‘YES!’ reply’de ik. Natuurlijk ga ik mee. In mijn enthousiasme vergat ik mijn pittige to-dolijst. Die is ellenlang door zowel business als privé en huishoudelijke taken.

We spreken af in Aarschot. ‘10u20 aan de Duracell batterijen’. Da’s voor mij al een trip van 11 km. De to-do’s spoken onderweg door mijn hoofd.

Gelukkig was ik enkele minuten op voorhand op de afgesproken plek. Ik zet mijn mountainbike aan de kant en mail naar mezelf alle punten die in mij opkwamen. Wanneer ik op ‘Send’ tik, zie ik in mijn ooghoek Iris en Wendy aan komen fietsen. Ik spring op mijn mountainbike en weg zijn we.

Ik kan mij echt verlossen van de ruis in mijn hoofd door simpelweg die hersenspinsels te noteren of te definiëren op papier.

De mooie rit door Tielt-Winge, Nieuwenrode, Aarschot, Bekkevoort en Holsbeek brengt mij tot rust. Leuke babbels, lekker weertje, supermooie natuur. En de kuitenbijter niet vergeten, waar we een groep mannen verslaan 😊.

Genieten van de kleine dingen.

Nog heel even flitsten de to do’s door mijn hoofd. Ik vraag mij af of ik taken kan:

- Automatiseren

- Schrappen (die wat toch niks opleveren)

- Batchen

- Delegeren

‘Selfietijd!’ roept Iris. Mijn gedachten worden onderbroken.

Terug naar de realiteit. Jouw realiteit. Hoe gaat dat bij jou? Hoe beheersen jouw taken jouw gedachten, jouw weekend? En dan stel ik de meest cruciale vraag: kan jij delegeren?

Elke dinsdag opnieuw kan ik vloeken op mijn poetsvrouw. Waarom heeft ze de keukenkastjes niet met een ontvetter afgewassen? Waarom heeft ze de keldertrap niet gestofzuigd? En waarom hangen er in de gang aan de verlichting nog spinnenwebben?

Ja, je kan veronderstellen dat ze ondertussen weet wat ze moet doen. Dat klopt. De vrouw heeft echter 10 poetsplaatsen per week en deze wisselen nog al eens. Hoe kan ze weten wat van haar wordt verwacht als ik het haar niet vertel? Yep. Mijn lijstje met aandachtspunten ligt klaar. Delegeren heet dat.

Hoe beter je het delegeren onder de knie hebt, hoe minder ruis in dat koppeke en in je vrije tijd. Hoe beter je je ontspant in het weekend, hoe beter je presteert in je werkweek.

Wil je niet meer van deze stuff:

* als ik er niet naast sta, dan gaat het niet snel genoeg

* ik kan het beter zelf doen, want de job is niet goed gedaan

* ik moet alles zelf doen

* woorden als: onnauwkeurig, onvolledig, onbetrouwbaar, slordig zijn jouw woorden of gedachten nadat je een taak hebt gedelegeerd.

Hoe word je een pro in delegeren? 4 gouden regels.

1ste gouden regel: Je geeft toelating aan je medewerker om te kunnen beslissen. Je zegt duidelijk waar zijn verantwoordelijkheid start maar ook waar die eindigt. Voorbeeld: Als mijn medewerker de klanten belt voor openstaande posten, dan moet hij duidelijk weten wanneer de klant mag geblokkeerd worden voor het krijgen van goederen. In dit geval vanaf een vooraf bepaald bedrag. De medewerker weet duidelijk waar zijn verantwoordelijkheid ligt. Dus geef een duidelijke toelating tot waar hij of zij kan en mag beslissen.

2de gouden regel is informeren. Dat klinkt super logisch. Maar wat vaak gebeurt is dat we veronderstellen dat de opdracht duidelijk is, terwijl de helft van de informatie nog in het hoofd van diegene die delegeert zit. Dus drop ALLE informatie over de opdracht bij de medewerker. Dat lijkt veel werk maar in de toekomst wordt de delegeertaak lichter, want de medewerker kent de informatie al.

3de regel is vertrouwen. Laat de uitvoerder duidelijk voelen dat jij hem vertrouwt. Dat werkt magisch.

De 4de en laatste regel is natuurlijk de deadline. Tegen wanneer dient de opdracht klaar te zijn? Lijkt ook logisch maar ook dit wordt heel vaak vergeten. En dan… kan de uit te voeren taak héél lang op zich laten wachten!

Pas de regels toe en je gaat merken dat de to-do’s op je lijst drastisch afnemen. Want je durft loslaten en delegeren. Je weet immers dat het goed komt, want de medewerker snapt eindelijk wat jij bedoelt.

De mountainbikerit heeft weer voor sportieve en positieve vibes gezorgd. Want een deel van mijn lijst delegeerde ik al onmiddellijk, daar aan die Duracell batterijen. Cool toch?

Mijn laatste to-do is to-the-point. Het is er eentje speciaal voor jou. Boek je winstgevende call, via ilse@ilsedieltjens.com en we gaan in gesprek over de kunst van delegeren.

(Gewoon op je to-dolijst zetten 😉)